Weet je nog? Hoe mooi het leven eruitzag vóór 15 maart 2020? Toen we nog met z’n allen rond het koffieapparaat stonden te kletsen? Soms even samen met onze collega achter zijn bureau gingen zitten om hem ergens mee te helpen? Op de vrijdagmiddagborrel toch echt wel dichter dan 1,5 meter bij elkaar in de buurt kwamen? Hoe houd je contact met je team als je thuiswerkt? Hoe zorg je dat je het toch nog gezellig met elkaar hebt, als je elkaar nauwelijks meer (live) ziet? En is echte verbinding wel mogelijk op afstand?

Contact houden met je thuiswerkende team: Het onbewuste bewust maken

In “het oude normaal” ging contact houden vanzelf. Je vertelde op maandag over je weekend, haalde tussen de werkzaamheden door even koffie voor de ander, en lachte met elkaar. Als je het grootste deel van je tijd thuiswerkt, gaat dit allemaal niet meer vanzelf.

De ene collega heeft meer sociaal contact nodig dan de ander, maar als je te weinig of zelfs helemaal geen contact meer met je teamleden hebt, verlies je verbinding en gaat ook de kwaliteit van teamprestaties snel achteruit! Wat kun je daaraan doen?

Tip 1 om contact te houden met je team als je werkt op afstand: Koffie momentjes

Bouw elke dag een virtueel koffiemoment in rond 11 uur waarop je team bij elkaar komt, en elkaar maximaal 20 minuten spreekt. Maak dit dagelijkse moment niet verplicht. Niet iedereen heeft dezelfde behoefte aan contact. Maar zorg wel dat je 1x in de week een langer moment hebt (wel verplicht) waarin iedereen even een update geeft van waar hij mee bezig is geweest die week, wat goed ging en wat minder goed. Laat ieder teamlid 1 voor 1 aan het woord, en geef dan gelegenheid voor op- of aanmerkingen van andere teamleden. Op deze manier geef je ook een podium aan de collega’s die zich anders misschien op de achtergrond zouden houden.

Tip 2 om contact te houden met je team als je werkt op afstand: Dagelijks reflecteren

Ben jij teamleider? Zorg dan dat je elke week ook even persoonlijk met ieder teamlid spreekt. Teamleden kunnen echt een gevoel van sociaal isolement krijgen en thuiswerken brengt nieuwe vormen van stress met zich mee. Het kan helpen om je medewerkers dagelijks even te laten reflecteren op hun werkdag. Dit kost 3 minuutjes, maar als je deze reflectie gebruikt als input voor je wekelijkse 1 op 1, weet je direct wat er speelt en kun je daar tijdens je gesprek op inhaken. Mijn advies zou zijn om deze gesprekken op maandag te doen zodat de planning voor die week kan worden aangepast als dat nodig is.

Download hier een voorbeeld van Dagelijkse reflectievragen

Tip 3 om contact te houden met je team als je werkt op afstand: Unmute jezelf!

De killer voor elke vorm van spontaniteit in een virtueel overleg, is de mute knop. Zeker als je werkt in een “speaker-view” modus. Dan zie je namelijk alleen de actieve spreker. Maar stel, iemand lacht om wat er gezegd wordt, dan gaat die reactie verloren. Hij wordt niet gezien, noch gehoord. Daarom is de tip die ik altijd meegeef aan teams: Zet geluid en video standaard aan! Voor alle deelnemers!  Teamleden hoeven niet extra na te denken, en geen extra handeling te doen voordat ze kunnen reageren op iets wat er gezegd wordt. Daarmee is de drempel voor een grapje, lach, of reactie veel lager. En geef toe, niemand vindt het interessant om naar een zwart beeld te kijken.

Tip 4 om contact te houden met je team als je werkt op afstand: Geef hoop door controle te geven

We leven nu in een tijd die met niets bekends te vergelijken is. De grootste uitdagingen zijn niet eens alle veranderingen die plotseling moesten worden doorgevoerd, de grootste uitdaging is dat we niet weten hoe lang COVID-19 nog onze wereld gaat beheersen. Niemand weet hoelang thuiswerken de norm blijft. We hebben het gevoel geen controle te hebben over de situatie. En daar kunnen de meeste mensen niet zo goed tegen.

Tip 4 is dan ook: Geef hoop door meer controle te geven. Want er zijn natuurlijk zaken waar we wel controle over hebben. Als we daarop focussen, blijven we positief. Vraag je team naar ideeën om het teamgevoel levend te houden en voer die ook uit. Hoe kunnen we beter samenwerken? Hoe kunnen we deze periode gebruiken om als team te groeien? Je kunt dit doen door elke maand een van deze vragen centraal te stellen, en dan het team hierover na te laten denken.

Tijdens een maandelijks overleg deelt ieder teamlid zijn/haar idee, en worden direct plannen gemaakt om het beste idee in werking te zetten. Met controle geef je hoop: We zitten dan misschien wel in een nare tijd, maar we komen er samen wel sterker uit.

Tip 5 om contact te houden met je team als je werkt op afstand: Laat techniek voor je werken

Systemen zoals Teams, Slack, G-Suite, Missive en Trello, kunnen (online) samenwerking en contact tussen je teamleden stimuleren, maar ook in de weg zitten. Het is daarom belangrijk dat áls je gebruik maakt van een dergelijk systeem, iedereen er ook op dezelfde, efficiënte manier gebruik van maakt. Alleen dan bevordert het de samenwerking.

Hiervoor is het nodig dat iedereen beschikt over de juiste apparatuur en dat iedereen (goed) weet hoe het werkt. Daar zul je dus best wat aandacht aan moeten besteden.

En onthoudt: Mailen is brons, chatten is zilver, maar bellen blijft goud!