Voor de meeste bedrijven is het inmiddels duidelijk: Thuiswerken is lang zo slecht nog niet. De meeste medewerkers gaan er goed op.  Mits ze niet worden gestoord door gillende kinderen, bedelende huisdieren of onbewust luidruchtige partners, zijn de meesten zelfs efficiënter!

Maar er is één ding waar we nog steeds een beetje aan moeten wennen en dat is Samenwerken op afstand.

Want soepel samenwerken op afstand vergt nét iets meer inspanning. In deze blog vind je 5 factoren die jou en jouw team helpen om ook op afstand soepel samen te werken.

Factor 1: Duidelijkheid

Samenwerken op afstand begint hetzelfde als “Live” samenwerken. Namelijk met duidelijkheid. Als team afspraken maken over:

  • Teamdoelen:
    Wat is ons hoofddoel als team, en hoe is de uitvoering daarvan nu veranderd door de omstandigheden?
  • Verwachtingen:
    Wat is haalbaar en wat niet. Wat mogen we van elkaar als collega’s verwachten?
  • Rollen binnen het team:
    Wie pakt wat op? Hoe communiceren we hierover met elkaar?
  • Gedragsregels:
    Werken we thuis ook van 9 tot 5? Hebben we beeld en geluid standaard aan staan tijdens video-overleggen of juist niet?

Duidelijkheid geeft je team een fundament om de samenwerking op te bouwen. Maar het maken van die afspraken moet echt samen gebeuren. Als je dit namelijk niet doet, heb je een minder groot draagvlak. Voelen mensen zich niet gehoord bij het maken van afspraken, is de kans ook kleiner dat ze zich eraan zullen houden.

Spreek dus uit wat samenwerking voor iedereen individueel betekent en maak vervolgens een passende strategie voor jullie team om teamdoelen succesvol te blijven behalen.

Factor 2: Betrokkenheid

Hoe meer fysieke afstand er is tussen teamleden, hoe meer moeite je moet doen om te laten zien aan je collega’s dat je betrokken bent. Hoe kun je onderlinge betrokkenheid stimuleren als je samenwerkt op afstand?

Betrokkenheid volgt niet voor niets direct op duidelijkheid. Als iedereen namelijk weet wat zijn of haar rol in het geheel is, weten ze ook wat de rol van de ander is. Zo weten ze wanneer ze bij de ander om hulp kunnen vragen, of wanneer ze de ander hulp kunnen bieden. Zorg voor regelmatige momenten waarbij alle teamleden kunnen aangeven waar ze mee bezig zijn, wat goed gaat en wat minder goed gaat. Zodat hier samen op geanticipeerd kan worden.

Tip voor meer betrokkenheid tijdens video-overleggen: Mensen zijn automatisch zelfbewuster en meer gefocust tijdens online overleggen, wanneer hun geluid én video gewoon aan staan. Tuurlijk is het makkelijk jezelf even te muten of je video uit te zetten als je geen zin hebt geïnteresseerd te kijken, maar live breng je dat respect voor de ander toch ook op? Waarom dan niet vanuit huis?

Factor 3: Veiligheid

Natuurlijk zijn werkgevers verplicht maatregelen te treffen om de fysieke veiligheid van medewerkers te garanderen. Maar door het virus is er ook “emotionele onveiligheid” ontstaan. Bij de meeste bedrijven zijn er nu veel onzekerheden. Teamleden maken zich misschien zorgen over de veranderingen binnen jouw organisatie. En dat is niet gek want niemand heeft eerder zo’n situatie als deze meegemaakt.

Zorg daarom dat er ruimte is voor medewerkers om het met elkaar te hebben over de dingen waar ze mee zitten. Als teamleider kun je een vertrouwenspersoon aanstellen of zelf een “spreekuur” of “check-ins” organiseren. Erken de situatie en wees ook flexibel als dat nodig is. Geef medewerkers de ruimte om af en toe hun hart te luchten, maar ook om te zoeken naar de voor hen ideale thuiswerk-balans.

Je zal overigens merken dat de ene medewerker meer behoefte heeft om zijn of haar hart te luchten, dan de ander. Je hoeft dit niet te pushen. Als alle medewerkers weten dat er een mogelijkheid is om te praten, en dat dat discreet en veilig kan, komen ze vanzelf als ze daar behoefte aan hebben.

Factor 4: Eenheid

Als de eerste 3 factoren goed zitten, komt dat gevoel van eenheid vaak vanzelf. Iedereen weet dan welke schakel in de ketting hij of zij zelf is, maar ook waarom zijn teamleden onmisbaar zijn binnen het team. Weten waar je kwaliteiten en valkuilen liggen en hoe je die het beste kunt benutten binnen het team, spelen hierin een grote rol. Maar ervan uitgaande dat iedereen dat weet, hoe hou je die eenheid vast in je team?

  • Heldere teamdoelen waarin iedereen een bijdrage levert (zie factor 1)
  • Successen vieren
  • Bij elkaar komen voor het nemen van beslissingen en plannen van projecten
  • Feedback geven en ontvangen (op een constructieve manier)
  • Open blijven staan voor ontwikkeling

Zoals Patrick Lencioni zo mooi zegt; “Hoe graag we ook willen samenwerken, een team worden en blijven vereist toewijding en discipline. Het is net als een goed huwelijk. Het gaat niet vanzelf. Je bent nooit klaar met werken. Om een goed team (of huwelijk) te bouwen, zul je met de billen bloot moeten.”.

Factor 5: Positiviteit

Thuiswerken vraagt meer intrinsieke motivatie dan werken op kantoor. Het uitwisselen van positiviteit stimuleert die intrinsieke motivatie. De glimlach van je collega’s moet je even missen. Maar je kunt positiviteit in je team op verschillende manieren ook digitaal stimuleren. Bijvoorbeeld door:

  • Teamleden bij te laten houden wat het hoogtepunt van hun werkdag was en dit met elkaar te delen
  • Een complimentenronde of complimentenspel met elkaar te doen
  • Teamsuccessen te vieren, maar dan ook écht vieren. Met een online borrel inclusief ballonnen (ballonnen maken mensen blij).

Met deze factoren bouw je aan een ijzersterk team, dat niet alleen deze, maar ook alle nog volgende “crisissen” makkelijk overwint!