Selecteer een pagina

[fusion_builder_container hundred_percent=”no” equal_height_columns=”no” menu_anchor=”” hide_on_mobile=”small-visibility,medium-visibility,large-visibility” class=”” id=”” background_color=”” background_image=”” background_position=”center center” background_repeat=”no-repeat” fade=”no” background_parallax=”none” parallax_speed=”0.3″ video_mp4=”” video_webm=”” video_ogv=”” video_url=”” video_aspect_ratio=”16:9″ video_loop=”yes” video_mute=”yes” overlay_color=”” video_preview_image=”” border_size=”” border_color=”” border_style=”solid” padding_top=”” padding_bottom=”” padding_left=”” padding_right=””][fusion_builder_row][fusion_builder_column type=”1_1″ layout=”1_1″ background_position=”left top” background_color=”” border_size=”” border_color=”” border_style=”solid” border_position=”all” spacing=”yes” background_image=”” background_repeat=”no-repeat” padding_top=”” padding_right=”” padding_bottom=”” padding_left=”” margin_top=”0px” margin_bottom=”0px” class=”” id=”” animation_type=”” animation_speed=”0.3″ animation_direction=”left” hide_on_mobile=”small-visibility,medium-visibility,large-visibility” center_content=”no” last=”no” min_height=”” hover_type=”none” link=””][fusion_text]

Als je nu met je team nog steeds in de overlevingsstand zit, is het echt tijd daar wat aan te doen. Deze crisis duurt namelijk té lang om gewoon uit te zitten. Te lang om gewoon maar te “wachten” tot het over gaat. Maar hoe kun je investeren in een nieuwe cultuur binnen je team die wél bestand is tegen onverwachte veranderingen? Misschien dat een thuiswerkprotocol je hiermee kan helpen.

Wat is een thuiswerkprotocol?

Het thuiswerkprotocol wat in deze blog beschreven wordt is een set afspraken en richtlijnen voor jouw eigen team. Het protocol kan dus anders zijn voor andere teams in de organisatie. Het doel van het thuiswerkprotocol is efficiënte en prettige samenwerking faciliteren. Het protocol bestaat daarom uit afspraken die je met elkaar maakt over thuiswerken, samenwerken, communicatie en meer. Het geeft antwoord op de vraag: Wat moeten wij besproken hebben om goed samen te kunnen werken vanuit huis?

Ben je juist op zoek naar een protocol voor privacy, corona (ziekte)beleid en Arbo-gerelateerde zaken? Dan verwijs ik je door naar deze link van Randstad. Maar wil je meer weten over hoe een thuiswerkprotocol helpt bij het asynchroon samenwerken? Lees dan vooral door!

Waarom een thuiswerkprotocol?

Met een protocol weet iedereen waar hij aan toe is, en dat draagt bij aan de emotionele veiligheid van je teamleden. Bijna alles in ons leven is momenteel onzeker. Je kunt je gewoonweg niet op alle veranderingen en maatregelen 100% voorbereiden. Maar bepaalde afspraken kunnen jouw team helpen om flexibel en zonder extra stress met die veranderingen om te gaan! Maar waarover maak je dan afspraken in dat protocol? Hier een paar voorbeelden:

Thuiswerkprotocol voor Taak/Projectgericht werken

Omdat 9 tot 5 voor de meeste thuiswerkers niet zo makkelijk te bereiken is, kan het een goed idee zijn om de manier van werken taakgerichter te maken. Spreek per week (of per maand) af wat er gedaan moet worden en door wie, en laat teamleden vervolgens vrij in het kiezen van hun werktijden. Dit vergt vertrouwen van jou als leidinggevende, en dat kan even spannend zijn. Daarom maak je wel duidelijke afspraken over contact, en toetsmomenten. Zodat iedere medewerker ook aansprakelijk is voor de taken waar hij ja tegen heeft gezegd.

  • Iedere maandag worden de taken voor die week verdeeld. Zeg je ja tegen een taak dan ben je vanaf dat moment aansprakelijk voor die taak.
  • Elke (werkdag tussen 1 en 3 moeten collega’s (telefonisch) bereikbaar zijn om eventuele vragen van elkaar te kunnen beantwoorden over elkaars taken.
  • Als een teamlid een taak niet af heeft gekregen in de daarvoor gestelde tijd, heeft hij maatregelen in werking gezet om het de volgende week wel te halen

Thuiswerkprotocol voor Online Meetings:

Ook al was beeldbellen niet helemaal nieuw, niemand was gewend op deze schaal mee te doen aan online meetings. Dus moet ook daar langzaam een nieuwe etiquette ontstaan. Het opstellen van bepaalde regels hiervoor kan helpen dit sneller vorm te geven. Hieronder twee voorbeelden van afspraken die ik aanraad te maken met je team.

  • Beeld en geluid staan beiden standaard aan, ook als je niet aan het woord bent.
    Zo kan iedereen spontaan reageren, en blijft iedereen er meer bij met z’n hoofd, net als in een “echte” live vergadering.
  • Respecteer tijd en neem tijd
    Bouw voor en na je meeting 10 minuten “schakeltijd” in. Hoewel we fysiek niet van de ene naar de andere meeting hoeven te verplaatsen, kunnen onze hersens het écht niet aan meteen opnieuw volledig te focussen als de ene meeting de andere direct opvolgt. Vanzelfsprekend ben je natuurlijk op tijd, en eindig je op tijd als je zelf een meeting host.

Thuiswerkprotocol voor communicatie:

Bellen, mailen, Teams, Whatsapp, Trello, Slack… Welke communicatiemiddelen gebruiken jullie allemaal in jullie organisatie? Is het duidelijk voor alle teamleden waar je nu welk middel voor gebruikt? Wanneer je wat inzet? Hoe snel je ongeveer antwoord verwacht per communicatiemiddel? Het voorkomt misverstanden (“O… ik dacht dat het niet zo belangrijk was…”) om dit bespreekbaar te maken en op te nemen in het thuiswerkprotocol voor je team.

Bijvoorbeeld;

  • Mail: Voor projectinformatie en afspraken
  • Trello: Voor updates op projecten en taken
  • Whatsapp: Voor crisissituaties waarop je binnen 1 uur antwoord verwacht
  • Yammer: Voor de nieuwtjes en gezellige noot (het virtuele koffiezetapparaat).

Wat kan er nog meer in je thuiswerkprotocol?

Nou, bijvoorbeeld een routekaart. Voorbereiden op versoepelingen (of verzwaringen, is maar net wanneer je deze blog leest) van de maatregelen. Welke consequenties zouden versoepelingen hebben op jouw team of organisatie? Wanneer en hoe gaan we weer terug naar kantoor? Welke dingen van deze manier van werken houden we sowieso vast, ook als het “oude normaal” weer mogelijk is?

Hoe stel ik het thuiswerkprotocol voor mijn team op?

Één woord is hierin heel belangrijk: SAMEN. Bespreek met je team wat ze tot nu toe goed vinden werken, en wat echt anders moet. Wat ze willen houden van deze manier van werken, en wat ze weer willen loslaten zodra het kan. Zorg dat het protocol iets is waar iedereen zich aan kan, en wil houden.

Een goed thuiswerkprotocol dient je samenwerking, en staat het niet in de weg!

[/fusion_text][/fusion_builder_column][/fusion_builder_row][/fusion_builder_container]

Ontvang jouw GRATIS werkboek voor soepele samenwerking
Vul je mailadres in en druk op de "Direct Toegang"-knop
Ik schrijf me in voor de nieuwsbrief van Peacock Your Talent via MailChimp. Wees niet bang, je ontvangt hoogstens 1x in de maand een mailtje 😉 ( more information )
Ik ga netjes om met je gegevens