Wat doe ik hier?
Geef eens toe… Hoe vaak heb jij dit gedacht (of stilletjes in je hoofd geschreeuwd)? Het lijkt wel of we sinds we meer hybride samenwerken, nóg meer zijn gaan vergaderen. En dat komt de efficiëntie van het vergaderen zelf niet altijd ten goede. Neem tijdens de volgende vergadering eens samen met je team deze blog door, misschien creëer jij dan in 2023 wel een geweldige vergadercultuur.

Om je vergadercultuur te verbeteren, helpt het om als eerste te kijken naar wat het doel van je vergadering is, en of vergaderen dan wel de efficiëntste oplossing is.

Doel van vergadering: Informeren – Nooit efficiënt

“This could have been an e-mail”… Die kennen we inmiddels allemaal wel toch? Is het enige nut van de vergadering informeren, dan kan het in een e-mail (of via een chat in MS Teams etc.). Heb je vooraf de werkverdeling al gedaan, en wil je dat werk in een meeting toewijzen aan je teamleden (maar heb je al bedacht aan wie en waarom), dan is het ook informeren en kan het dus in een e-mail. Hou de regel in gedachten: Wil ik dat mensen deze vergadering ook iets van zichzelf (expertise, persoonlijke mening etc.) brengen, of wil ik dat mensen alleen maar komen halen. Is het antwoord halen, dan mag het in een e-mail.

Doel van vergadering: Besluitvorming – Soms efficiënt

Wil je knopen doorhakken of besluiten nemen in een vergadering? Dan heb je vooraf wat vragen te beantwoorden om te beoordelen of je vergadering efficiënt gaat zijn.

Vragen als; Wie is dan eindverantwoordelijk voor die beslissing? Wie zijn de experts in je team die kunnen helpen bij het nemen van de beslissing? Is het verstandig deze experts bij elkaar zetten om ze erover te laten discussiëren of is het beter ze 1 op 1 te spreken? Is de reden van een eventuele vergadering stiekem om later verantwoordelijkheid te kunnen afschuiven? Hoe ga je de beslissing nemen? Wie mogen er mee beslissen? Weegt ieders stem even zwaar? Moet iedereen het er unaniem over eens zijn?

Een tip kan zijn om voor je een besluitvormende vergadering inplant, een RACI model in te vullen voor jezelf. Wie is hier Responsible? Wie is er Accountable? Wie Consulted en wie Informed? De eerste twee categorieën kun je meenemen in een eventuele vergadering, de laatste twee krijgen waarschijnlijk liever een e-mail of een 1 op 1.

Houd in gedachten: Een vergadering om een besluit te nemen, is per definitie niet efficiënt als het besluit aan het einde van de vergadering niet wordt genomen (of als je er niet 1 cruciale stap van bent verwijderd). Is het helemaal niet realistisch dat het besluit in deze vergadering wordt genomen? (Nog) niet vergaderen!

Doel van vergadering: Inventariseren, Discussiëren of Brainstormen – Efficiënt (mits strak uitgevoerd)

Wil je inventariseren, bijvoorbeeld hoe het team ervoor staat in een project? Dan is een vergadering een optie, maar alleen als hij kort en krachtig is. Inventariseren is namelijk een variant op informeren. Is het voor alle teamleden belangrijk om alles te horen van elkaar? Dan is een korte stand-up een optie. Is dat niet het geval, en wil jij zelf vooral inventariseren, of meningen/ideeën verzamelen? Dan kan je hierom vragen in een e-mail of 1 op 1.

Discussiëren en brainstormen liggen dicht bij elkaar. Ze vallen niet onder “beslissen” omdat er na een vergadering met als doel discussiëren of brainstormen, niet per definitie een concrete oplossing of volgende stap is.

Bij discussiëren als vergaderdoel, wil je weten hoe mensen staan tegenover een (mogelijk toekomstig) besluit of probleem. Maar ook hier is het heel belangrijk om jezelf af te vragen: Hoeveel inspraak hebben de teamleden eigenlijk nog? Is het een discussie om de discussie? Of kan de discussie impact maken doordat het handelen van het team daarna bijvoorbeeld wordt aangepast? Veel discussies vliegen “uit de bocht” omdat er niemand is die de kern bewaakt. Stel voor een goede discussie dus éérst een resultaat vast dat de discussie moet opleveren, en bewaar de focus door een werkvorm te gebruiken, bijvoorbeeld de “Fishbowl – Discussion”.

Brainstormen daarentegen is een ander verhaal. Hier wil je nieuwe ideeën horen voor bijvoorbeeld een bestaand of toekomstig probleem. Je wil dat creatieve breinsappen gaan stromen en mensen doorbouwen op elkaars ideeën. Bij brainstormen komt het echter vaak voor dat je of: 1) te weinig actieve deelnemers hebt of 2) mensen elkaar afkappen wanneer ze creatief beginnen te denken. Je hebt dan dus als facilitator een belangrijke taak om deze vorm van vergaderen efficiënt te maken; Zorgen dat iedere stem, ieder wild en creatief idee, de ruimte krijgt. Maar de grootste valkuil is dat je een vergadering als brainstorm bestempelt, terwijl het eigenlijk een discussie of inventarisatie is!

Jouw vergaderingen efficiënter maken in 5 stappen:

• Stap 1:
  Doe bij jezelf de “Kan het in een e-mail”-check. Is het antwoord nee? Ga door naar stap 2.
• Stap 2:
  Visualiseer de uitkomst van je vergadering. Wat is het doel? Is het doel informeren? Niet vergaderen! Is het doel besluitvorming, inventarisatie, discussie of brainstorm? Lees de bijbehorende kopjes nog eens in de blog, voor je de agenda opstelt.
• Stap 3:
  Stel de agenda op. Beschrijf hierbij wat er besproken wordt en wat er van de deelnemers verwacht wordt op elk agendapunt.
• Stap 4:
  Check met het doel en de agenda in gedachten, hoeveel tijd realistisch is. Plan geen 30 minuten in als 20 ook voldoende is, of 60 als 45 voldoende is. Respecteer elkaars tijd en professionaliteit.
• Stap 5:
  Verstuur de agenda minimaal 1 week van tevoren en vraag de deelnemers deze door te nemen en vragen/opmerkingen alvast in te sturen. Zo kun je sommige vragen (die misschien niet voor iedereen even relevant zijn) alvast tackelen en is de dodelijke rondvraag of “wat verder ter tafel komt” misschien wel niet meer nodig.
• Stap 6 (Bonus):
  Tijdens de vergadering staat of valt alles met hoe jij de efficiëntie bewaakt. Begin op tijd en houd je check-in (als je die doet) kort. Bevestig de rolverdeling zodat iedereen weet wat er van hem/haar verwacht wordt. Houd je focus op je agenda en wijk niet af, nieuwe onderwerpen betekent (misschien) nieuwe vergadering. Vraag aan je deelnemers of ze willen nadenken over vragen die voor iedereen relevant zijn, en die willen delen, maar als ze individuele vragen hebben om deze op te schrijven en na afloop in te sturen. Stel grenzen en houd je aan de afgesproken tijdschema’s.

You can do it!

Wil je hulp van Peacock Your Talent om je team efficiënter te laten samenwerken? Wij vinden het leuk met je kennis te maken!