Bij Peacock Your Talent kunnen we het er niet vaak genoeg over hebben: duidelijkheid in je team is de basis voor succes. Duidelijkheid is ook de eerste, fundamentele laag van onze Piramide van Soepele Samenwerking. Duidelijkheid in je team creëer je door een gezamenlijke taal te ontwikkelen over de doelen, rollen en verantwoordelijkheden. Zonder duidelijkheid is het alsof je gaat varen met een kompas dat niet naar het noorden wijst: je komt nooit op de eindbestemming.

Paniekvoetbal

Maar ook wij weten: duidelijkheid in je team creëren is moeilijk. Er ligt veel op het bord van de manager en de teamleden, en de deadlines zijn strak. Dit kan leiden tot vage instructies, onduidelijke verwachtingen en paniekvoetbal. Aan het eind van de maand heb je dan misschien de deadlines gehaald, maar op de lange termijn stort de effectiviteit van je team als een kaartenhuis in elkaar. Waar moet je op letten? In deze blog delen we 5 praktische stappen, zodat je vandaag nog aan de slag kunt.

Een goed functionerend kompas: duidelijkheid in je team

Duidelijkheid in je team ontstaat niet zomaar. Ongetwijfeld is het team dat jij mag managen of waar jij onderdeel van uitmaakt een groep zeer intelligente, gedreven mensen die weten wat ze doen. Die ervaring en expertise vertaalt zich echter niet zomaar naar onderlinge duidelijkheid, iedereen kijkt namelijk op een andere manier naar de situatie. Het kompas van de één wijst dus soms een andere kant uit dan dat van de ander. Hoe kun je hier dan toch duidelijkheid in scheppen?

1. Communiceer regelmatig over het teamdoel: de enige manier om te achterhalen in welke richting jullie kompassen wijzen, is door dit actief aan elkaar te vragen. Dit voorkomt dat iedereen met een ander idee van het einddoel rondloopt. Maak van de eerstvolgende vergadering een moment om elk teamlid te vragen het huidige teamdoel op te schrijven en dit vervolgens te delen. Dit geeft direct inzicht in de gezamenlijke visie en kan helpen om eventuele misverstanden of onduidelijkheden bloot te leggen. Bovendien kun je hierdoor snel achterhalen of er verschillen zijn in de manier waarop het doel wordt begrepen, zodat je de koers waar nodig kunt bijstellen en het team weer op één lijn kunt brengen.
2. Leg rollen en verantwoordelijkheden vast: Zorg ervoor dat iedereen helder heeft wat de verwachtingen zijn. Dit betekent niet alleen duidelijk maken wat iemand moet en mag doen, maar ook wat niet in hun takenpakket valt. Het is belangrijk om te weten waar ieders mogelijkheden en grenzen liggen, zodat er geen verwarring ontstaat over wie wat doet. Dit voorkomt dat teamleden elkaar voor de voeten lopen en zorgt ervoor dat iedereen zich kan focussen op de taken die bij hun rol passen. Door deze rollen als team te bespreken, kom je erachter of er taken zijn die “zweven” (oftewel taken waar niemand zich verantwoordelijk voor voelt) of dat er overlappen zijn, waarbij meerdere mensen zich onterecht met dezelfde taak bemoeien. Zo creëer je consensus over de werkstructuur.
3. Gebruik een visueel hulpmiddel: duidelijkheid in je team moet niet alleen stilzwijgend aanwezig zijn. Het is belangrijk om de eerder besproken rollen en verantwoordelijkheden niet alleen mondeling te communiceren, maar ze ook expliciet vast te leggen. Dit kun je doen door een matrix of schema te maken waarin iedereen zijn of haar taken en verantwoordelijkheden duidelijk ziet. Zorg ervoor dat iedereen zich kan vinden in deze verdeling, zodat er geen misverstanden ontstaan. Plaats de visuele weergave op een centrale, gezamenlijke plek, of dit nu fysiek op een bord in de vergaderruimte is of digitaal in een gedeelde map. Hierdoor wordt je team dagelijks herinnerd aan de afgesproken structuur. Daarnaast kunnen teamleden terugvallen op dit schema als een handige “cheat sheet” wanneer ze twijfelen over hun verantwoordelijkheden.
4. Zorg voor inzicht in kwaliteiten en valkuilen: niet alleen het vastleggen van taken is belangrijk, ook inzicht van teamleden hebben in hun eigen sterktes en valkuilen. Elk teamlid moet begrijpen waar zijn of haar talenten liggen en hoe deze optimaal ingezet kunnen worden binnen het team. Plan persoonlijke gesprekken waarin je met teamleden bespreekt wat hun grootste sterktes zijn en waar ze extra ondersteuning nodig hebben. Eventueel kun je hiervoor gedrag- en drijfverenanalyses inzetten. Dit helpt niet alleen om ieders potentieel beter te benutten, maar ook om ervoor te zorgen dat iedereen zich gewaardeerd voelt voor wat ze bijdragen. Bovendien kan het team zo beter inspelen op elkaars zwakke plekken en elkaar ondersteunen waar nodig, wat de samenwerking versterkt en misverstanden voorkomt.
5. Ga aan de slag met werkoverdrachten: het is onvermijdelijk dat je af en toe (tijdelijk) werk moet overdragen. Dit is vaak waar het misgaat: de overdracht was te vaag en er blijven taken liggen of er wordt juist tijd verspild. Wanneer teamleden elkaars verantwoordelijkheden goed kennen, verloopt het overdragen van taken veel soepeler. Je kunt dit oefenen door een overdrachtssituatie simuleren. Op die manier geef je teamleden de kans om te oefenen met het overdragen en overnemen van taken. Bespreek tijdens deze oefening wat er goed gaat en waar er nog onduidelijkheden of knelpunten zitten.

Duurzame duidelijkheid in je team voor optimaal resultaat

Peacock Your Talent werkt dolgraag met teams die positief willen presteren en High Performance Teams willen worden. Duidelijkheid in je team is daarbij een essentieel startpunt. We hopen dat je door deze vijf stappen toe te passen, een omgeving creëert waarin je als team soepel kunt samenwerken. Wil jij van jouw High Potential team een High Performing team maken? Neem contact op voor een kennismaking en we geven je direct drie concrete actiepunten.

Luister ook naar onze podcast over duidelijkheid op Spotify