De vacature staat al maanden open. Ondertussen vangt het team het werk op. Agenda’s lopen voller, overleggen duren langer en de opmerking “ik ben kapot” heb je inmiddels al te vaak gehoord.

Wat is de oplossing? De afdeling Werving & Selectie deelt de vacature nog maar eens. Je belt een dure recruiter. Je doet nogmaals een beroep op de kostbare flexibele schil.

Hopelijk werken de oplossingen en heb je er binnen de kortste keren een geweldige nieuwe collega bij. Maar we hebben gemerkt dat organisaties gaten proberen te dichten die er stiekem niet zijn. Of we zien dat ze kortstondige en vaak dure oplossingen gebruiken voor structurele en/of groeiende problemen. Daarom werken wij graag samen aan toekomstbestendige HR.

Meer mensen erbij? Prima. Maar kijk eerst even verder

In de publieke sector is de druk hoog. Er moet veel, het mag steeds minder kosten en goede mensen zijn niet altijd makkelijk te vinden. Dan voelt nieuw personeel werven al snel als de meest concrete oplossing. Eén nieuwe collega betekent immers één extra paar handen.

Was het maar zo simpel. Wij zien namelijk vaak dat er heel wat rommelt als het gaat om rolduidelijkheid, besluitvorming en echte eenheid. Als je dan die nieuwe collega vindt, stapt die precies hetzelfde rommelende systeem binnen. Dan krijg je misschien een extra paar handen, maar niet automatisch meer ruimte. Je hebt ook een extra bron van afstemming, meer overdracht en soms vooral meer ruis.

Toekomstbestendige HR gaat daarom niet alleen over capaciteit. Minstens zo interessant is de vraag waar je nu en in de toekomst energie, tijd, geld, kennis, motivatie en mensen verliest.

Als je het antwoord op die vraag weet, kun je er ook iets aan doen.

Je ziet werkdruk. Maar wat zit eronder?

Een team kan het ontzettend druk hebben zonder dat de hoeveelheid werk het enige probleem is. Misschien wordt werk dubbel gedaan omdat niemand precies weet wie waarvan is. Misschien duurt ieder besluit drie overleggen. Misschien blijft feedback uit, waardoor irritaties maanden doorsudderen. Of misschien wordt expertise nauwelijks benut, omdat steeds dezelfde mensen alles naar zich toetrekken.

Meestal zitten dit soort dingen niet in grote, opvallende problemen. Juist omdat het kleine eigenaardigheden zijn die er langzaam in zijn geslopen, zijn ze lastig te zien. Maar als ze zich dag na dag, week na week, jaar na jaar herhalen, lekt er precies daar van alles weg. Het gevolg? Iedereen ervaart meer druk.

Toekomstbestendige HR vraagt dus om de moed en eerlijkheid om niet alleen naar de zichtbare druk te kijken, maar ook naar de onderstroom. Dat gaat bijvoorbeeld om afspraken die nooit echt zijn gemaakt, of verwachtingen die voor iedereen ‘vanzelfsprekend’ zijn, maar blijkbaar toch net iets anders worden opgevat. Het gaat over jullie spelregels voor samenwerking en de structuren die onder jullie samenwerking liggen (of daar dus juist niet liggen).

Het is niet altijd een capaciteitsprobleem

Natuurlijk bestaan er echte personeelstekorten. We gaan ook niet doen alsof een goed gesprek ineens drie openstaande specialistische functies opvult.

Maar extra mensen zijn geen wondermiddel. Als het fundament niet klopt, wordt nieuwe capaciteit snel opgeslokt door bestaande patronen. De nieuwe collega sluit aan bij de overvolle vergaderingen, zoekt mee naar de laatste versie van het document en ontdekt vanzelf bij wie je moet zijn om tóch een besluit te krijgen.

En als organisaties zo blijven doorgaan, wordt dat probleem alleen maar groter. De arbeidsmarkt wordt krapper, ervaren medewerkers stromen uit en nieuw talent heeft steeds minder geduld met hun werkgever. Organisaties die blijven leunen op extra instroom, zonder iets te veranderen aan de manier waarop ze werken, raken daardoor steeds meer tijd kwijt aan werven, inwerken en opnieuw beginnen.

De organisaties die straks het verschil maken, zijn daarom niet per se de organisaties met de meeste mensen. Het zijn de organisaties die werk slimmer organiseren, kennis beter delen, verantwoordelijkheden helder maken en zorgen dat samenwerking niet afhankelijk is van toevallige personen. Want wie nu niets verandert aan het systeem, neemt dezelfde problemen gewoon mee de toekomst in.

Stel eerst deze vraag

Voordat je de volgende vacature uitzet, kun je jezelf één simpele vraag stellen:

Proberen we een personeelstekort op te lossen, of proberen we met personeel een samenwerkingsprobleem te dempen?

Waarschijnlijk doet het antwoord eventjes pijn. Maar het is wel de eerste stap om echt te werken aan toekomstbestendige HR.

Je weet wat het probleem is. En nu?

Het kan zijn dat je er inderdaad achter komt dat er problemen in je team of zelfs in de organisatie spelen die niet op te lossen zijn met extra personeel. Misschien zouden ze juist verergerd worden door extra mensen aan te nemen.

Peacock Your Talent helpt bij teamontwikkeling en organisatieontwikkeling. We maken zichtbaar waar structuur en gedrag elkaar in de weg zitten en helpen je bouwen aan een organisatie waarin teams soepeler samenwerken en mensen hun talent daadwerkelijk kunnen inzetten.

Lees meer over onze aanpak voor organisatieontwikkeling en teamontwikkeling en ontdek waar binnen jouw organisatie de grootste winst te behalen valt.