Je zit in een overleg en denkt: “heb ik weer…”

Je team is goed. Er zit genoeg ervaring in. Je mensen zijn betrokken… Toch loopt lijkt het alsof er af en toe iemand zand in de motor gooit: afspraken worden half nagekomen, dingen blijven liggen en gesprekken blijven vaak aan de oppervlakte.

Voor je het weet, zit jij weer te trekken, te duwen en bij te sturen.

Misschien vraag je je af of het aan jou ligt. Of je duidelijker moet zijn, strakker moet sturen of juist meer ruimte moet geven.

Wat veel leidinggevenden niet hardop zeggen (of zelfs niet beseffen) is dit: het probleem is zelden dat jij tekortschiet. Het echte probleem? Je team functioneert niet goed. Dat ligt niet aan de motivatie of de expertise van de individuen in je team. Vaak heeft het te maken met hoe het werk en de samenwerking zijn ingericht: het systeem.

Het moment waarop je het begint te merken

Het begint meestal niet groot. Het sluipt erin. Je merkt dat je vaker dingen moet checken. Dat je afspraken herhaalt. Dat je net iets vaker aansluit bij overleggen om te voorkomen dat het misgaat.

Daardoor verandert je rol langzaam maar zeker. Waar je eerst richting gaf, ben je nu steeds vaker aan het coördineren. En daarna vooral brandjes aan het blussen. Van visionair naar politieagent. Van kapitein naar kleuterjuf.

Wat je ziet in je team:

• Mensen werken langs elkaar heen
• Eigenaarschap? Wat is dat?
• Besluiten worden uitgesteld
• Spanningen blijven onder de oppervlakte

Hoe harder je probeert te sturen, hoe minder het lijkt te werken. Zonde van al jullie harde werk, toch?

“Mijn team functioneert niet goed” – maar waar ligt dat aan?

Veel leiders zoeken de oorzaak bij gedrag. Ze denken dat het zit in communicatie, motivatie of houding. Dat mensen meer eigenaarschap moeten nemen of elkaar beter moeten aanspreken. Begrijp ons niet verkeerd: neem een kijkje op de rest van onze website en je ziet direct dat ook wij vaak ingaan op gedrag, eigenaarschap en motivatie.

Op zich een logische gedachte dus, en je kunt er ook zeker iets mee. Maar het is een doekje voor het bloeden als de onderliggende blauwdruk van je team je stiekem tegenwerkt. Het gedrag, de communicatie, het gebrek aan eigenaarschap zijn de symptomen van het de kern van het probleem: het systeem.

De hulpvraag weten we al: je team functioneert niet goed. Het probleem zit dan meestal niet in wat mensen willen, maar in de context waarin ze werken. In de manier waarop rollen, verantwoordelijkheden, besluitvorming en samenwerking zijn ingericht.

Zonder duidelijke structuur wordt twijfel de standaard. Soepele samenwerking is dan moeilijk te bereiken en moeilijk vol te houden.

Hoe het systeem het gedrag in je team beïnvloedt

Neem een team waarin:

• Rollen niet helemaal scherp zijn
• Besluiten niet expliciet worden vastgelegd
• Prioriteiten regelmatig verschuiven
• Overleggen geen duidelijke functie hebben

In zo’n omgeving versplinteren teams vanzelf. Mensen richten zich op hun eigen stukje. Ze wachten af, vragen vaker om checks of laten dingen liggen omdat niet duidelijk is wie verantwoordelijk is.

Ergens in dat geheel ontstaat er één logisch punt waar alles samenkomt: de leidinggevende. Niet omdat jij dat zo hebt bedacht, maar omdat het systeem erom vraagt.

En dan denk je dus: “dit team functioneert niet goed”, terwijl het onderliggende probleem zit in hoe het werk georganiseerd is.

Waarom jij steeds meer naar je toe trekt

Veel leidinggevenden herkennen dit: je wilt het niet zelf doen, maar het gebeurt toch. Zodra onduidelijk is wie beslist, afspraken niet worden opgevolgd en niemand het overzicht pakt, ontstaat er vanzelf afhankelijkheid van de teamleider. Hoe vaker jij inspringt, hoe meer het patroon zich bevestigt. Onbewust en ongewild creëer je een omgeving waar eigenaarschap nemen niet nodig is. Terwijl dat juist is wat je wil.

Zo ontstaat een systeem waarin jij steeds centraler komt te staan, terwijl je dat eigenlijk niet wilt.

Wat er meestal onder zit

Wanneer Peacock Your Talent langskomt bij teams waarbij deze problematiek speelt, zien we vaak de volgende dingen gebeuren:

Onduidelijkheid over rollen, taken en bevoegdheden

Niet scherp hebben wie waarvoor verantwoordelijk is, wat prioriteit heeft en wanneer iets afgerond is. Dit zorgt voor vertraging en frustratie.

Terughoudendheid in communicatie

Geen open conflicten, maar juist het vermijden ervan. Dingen niet uitspreken, twijfels inslikken, elkaar sparen. Dat lijkt een prettig kabbelend beekje, maar belemmert vooruitgang.

Gebrek aan ritme

Veel gebeurt ad hoc. Overleggen zijn reactief. Werk wordt niet gestuurd door duidelijke cadans, maar door wat zich aandient.

Samen zorgen deze factoren ervoor dat de samenwerking hapert, ook al zijn de mensen capabel en gemotiveerd.

Wat er verandert als je het anders inricht

Zodra je de structuur van samenwerking aanpast, verandert het gedrag mee. Met duidelijke rollen, expliciete besluitvorming en een vast werkritme ontstaat er rust. Mensen weten waar ze aan toe zijn en wat er van hen verwacht wordt. Daardoor worden de gesprekken automatisch inhoudelijker. Eigenaarschap wordt gemakkelijker en vanzelfsprekend. Resultaat? Jij hoeft minder te controleren of bij te sturen.

Niet omdat je team ineens anders is, maar omdat de omgeving het juiste gedrag ondersteunt.

Een andere manier van kijken naar leiderschap

De neiging is vaak om bij jezelf te beginnen: wat kan ik beter doen? Maar in veel gevallen ligt de grootste kans dus ergens anders.

Het zit ‘m niet in harder werken of beter aansturen: dat doen jullie al. Het gaat erom dat je een systeem creëert en faciliteert waarin een team dat goed kan functioneren zonder dat jij overal tussen hoeft te zitten.

Het is bijna een rekensommetje: gebrekkig systeem + compensatie van de manager = het team functioneert niet goed. Dat kost energie, tijd en uiteindelijk ook resultaat.

Herken je dit?

Je merkt dat je veel aan het schakelen bent tussen mensen. Je hoort jezelf constant dezelfde dingen herhalen. Je weet dat er meer in je team zit, maar dat het er niet uitkomt. Grote kans dat jouw harde werk, en de inzet van je team ten prooi valt aan een gebrekkig systeem.

Tijd om het structureel aan te pakken

Wat we vaak zien, is dat leidinggevenden te lang blijven proberen om dit zelf op te lossen. Met extra overleggen en gesprekken of strakker sturen. Maar duurzame verandering begint met inzicht en verzilver je met actie.

We beginnen bij het begin: je zult moeten onderzoeken elke elementen van jullie systeem niet kloppen. Zo krijg je inzicht in wat er echt speelt in je team. Dan weet je waar het vastloopt en waarom.

Daarom starten wij altijd met een teamscan. Op basis van onze ervaring met teams hebben we een vragenlijst ontwikkeld die meteen inzicht biedt in waar het spaak loopt. Op basis daarvan kunnen wij je adviseren over een learning experience met ons, maar ook inzicht geven in de “knoppen” waar je zelf nog aan kunt draaien als het gaat om jullie werkinrichting.

Wil jij scherpte voor jouw team?

Als je het gevoel hebt dat je team niet goed functioneert en je wilt begrijpen waar dat vandaan komt, is het waardevol om daar onderzoek naar te doen. De teamscan vind je hier: https://forms.gle/C13rvMsWf29yaghi8

Geen zorgen: je gegevens zijn veilig bij ons en het invullen van de teamscan is gratis en vrijblijvend. Naar aanleiding van de ingevulde teamscan nemen we contact met je op om de scan te bespreken, ook dat is natuurlijk helemaal gratis en vrijblijvend.