Hoe je als manager én teamlid eerder de signalen opvangt, en voorkomt dat werkdruk doorslaat naar uitval

Jij hebt een hartstikke fijn team. De teamleden zijn loyaal, helpen elkaar gevraagd en ongevraagd, en klachten zijn zeldzaam. Ze zijn vriendelijk naar elkaar en werken hard. Soms zelfs een beetje te hard, op een avond, of in het weekend.

Totdat het team langzaam signalen gaat geven dat het nu toch wel erg druk wordt. Natuurlijk blijven ze gewoon “ja” zeggen tegen taken, “we moeten het nu eenmaal samen doen toch“, en niemand wil andere teamleden teleur stellen. Maar je merkt fouten, terugtrekken in communicatie, en hoort dingen als “ik red me nog wel even hoor… denk ik”.

Tot het moment dat die eerste collega daadwerkelijk uitvalt. Nu ligt er echt een gat, nu moeten de andere collega’s, die al druk waren, ook de taken van de uitgevallen collega oppakken.

Waarom gebeurt dit, en wat kan je er tegen doen? In deze blog vertellen we wat jij kunt doen als jij onderdeel bent van een team, en wat je kan doen wanneer je hier als leidinggevende verandering in wil brengen.

Waarom mensen liever niet “piepen”

In teams zoals deze, waar collega’s behulpzaam, loyaal en vriendelijk zijn, ligt de drempel om op tijd aan de bel te trekken behoorlijk hoog. Ze stellen liever zichzelf dan een ander teleur. En twijfel uitspreken, of signaleren past niet bij hoe ze zichzelf zien: Als teamspeler, steunpilaar, als iemand op wie je kunt rekenen.

Dus vermijden ze liever ruis. Ze vinden het belangrijk dat anderen zich goed (blijven) voelen. En dus, zelfs als het water hun al aan de lippen staat, zijn ze eerder geneigd zelf nog een stapje harder te lopen dan het gesprek aan te gaan.

Herken jij de volgende uitspraken of gedachten bij jezelf?

• “Als ik aangeef dat ik het niet trek, maak ik misschien iemand teleurgesteld.”
  Je vermijdt liever gedoe of frictie. Klagen voelt alsof je een conflict veroorzaakt.
• “Ze rekenen op mij. Ik wil niemand laten zitten.”
  Je voelt je verantwoordelijk voor het geheel en lost het liever zelf op dan het bij iemand anders neer te leggen.
• “Ik wil niet de sfeer verpesten door nu te zeggen dat ik het niet trek.”
  Je hecht aan rust en stabiliteit, en laat liever alles bij het oude, ook als het eigenlijk te veel wordt.
• “Ik dacht dat ik het nog wel aankon. Maar ineens was het gewoon op.”
  Je bent gewend om door te gaan. Soms zo lang, dat je je eigen grens pas voelt als het te laat is.
• “Ik moet gewoon beter plannen. Dan lukt het wel.”
  Je zoekt de oorzaak eerst bij jezelf. In plaats van het te bespreken, probeer je het eerst ‘zelf nog even te fiksen’.

Wat je kunt doen als teamlid: vóór je ja zegt

Voor je het volgende klusje of project oppakt, stel jezelf deze vragen:

• Heb ik daadwerkelijk ruimte in mijn planning of ben ik nu al aan het duwen en trekken?
• Werk ik nu (soms) ‘s avonds of in het weekend om de druk bij te houden? Weten mijn collega’s dit? 
• Denk ik nu: “Ik ga het wel redden… denk ik”?
• Zeg ik ‘ja’ omdat ik wil, of omdat ik niet durf te zeggen dat het misschien teveel is?

Herken je jezelf hierin? Dan is het tijd om te pauzeren. En vooral: iets te zeggen.
Zo laat je zien dat je verantwoordelijk bent. Op die manier draag je juist echt bij aan het team, door het team de kans te geven om bij te sturen, taken over te nemen of een deadline te verschuiven. Dat lukt alleen als jij de eerste stap neemt: Delen waar je mee zit.

Je voorkomt hiermee dat het team straks iets moet repareren, dat nu nog te voorkomen is. Dat is verantwoordelijkheid nemen. Voor je werk, en voor de mensen om je heen. 

Wat je kunt doen als leidinggevende

Je kunt teamleden niet dwingen zich uit te spreken, dat is een leerproces, waar oefening bij hoort. Maar je kunt wel een omgeving creeeren waarin jezelf uitspreken makkelijk, prettig en normaal voelt.

Bespreek de impact van een deadline

Veel teamleden denken automatisch vooral: “Mijn stukje moet af.” Als dat dan niet lukt, denken ze dat ze daarmee alleen zichzelf teleurstellen, niet per se de rest van het team, of de stakeholders.

Maar het gaat juist om het geheel. Dus leg uit waarom een deadline belangrijk is. Wat de gevolgen zijn als iets schuift, of plotseling niet afkomt, niet om extra druk te zetten, maar om het gezamenlijke belang zichtbaar te maken.

Mensen nemen betere besluiten als ze weten wat er op het spel staat. Dan kunnen ze ook beter aangeven: “Dit lukt me niet alleen” of “Ik heb iets anders nodig om dit waar te maken.”

Stel vaste vragen, iedere week

Voorkom dat je pas iets hoort als het al mis is. Gebruik deze drie vragen in je weekstart:

1. Wie heeft hulp nodig?
2. Welke fouten zijn er gemaakt, en wat kunnen we daarvan leren?
3. Gaan we onze planning nog halen, met wat we nu weten

Laat zien dat deze vragen geen formaliteit zijn, maar dat je het antwoord echt wilt horen. En dat het geen punt is als het antwoord ‘nee’ is.

Normaliseer twijfel

De belangrijkste rol van een leidinggevende is de voorbeeldfunctie: Spreek je eigen twijfels uit. Laat horen dat ook jij soms iets spannend vindt, of dat je een inschatting hebt gemaakt die achteraf niet handig bleek. Zo nodig je anderen uit om ook eerlijk te zijn. En als iemand wél iets deelt, geef dan ook erkenning. 

Bouw ruimte in voor informele signalen

Niet iedereen zegt het hardop als het te veel wordt. Maar gedrag verandert wel. Misschien worden ze stiller. Maken ze meer veilige opmerkingen. Lachen ze minder. Werken ze ineens door na werktijd.

Let op die signalen. En maak ruimte voor losse check-ins. Even wandelen. Koffie halen. Juist in die momenten komt er vaak iets kleins bovendrijven en dat is precies waar je bij wilt zijn.

Geef expliciete toestemming om nee te zeggen

Sommige teamleden denken dat ‘nee’ geen optie is. Dat het betekent dat je afhaakt. Of dat je iemand laat vallen. Zeg dus letterlijk:

“Als dit niet past in je planning, mag je dat zeggen. Dat helpt ons als team.”

Of draai het om:

“Stel dat ik dit aan een collega zou vragen waarvan jij weet dat die het al druk heeft. Wat zou je dan adviseren? Zeg je dat ook tegen mij, als het over jou gaat?”

Zo haal je de spanning eraf. En geef je mensen ruimte om verantwoordelijkheid te nemen zónder zichzelf te overvragen.

Bespreek deze blog in je team

Gebruik deze blog als startpunt voor een open gesprek. Welke uitspraken herkennen jullie? Wat gebeurt er in het team als het druk wordt? En hoe kunnen jullie elkaar helpen om eerder te signaleren?

Teams waarin mensen hun twijfels en grenzen durven delen, presteren beter. Ze schakelen sneller, maken minder fouten, en houden het langer vol met plezier. Uitspreken is een bouwsteen van een Happy High Performing team.

Maak dat met elkaar bespreekbaar. En leg samen de lat op een plek waar iedereen bij kan.

Hulp Nodig?

Samenwerken met een betrokken team is geweldig, maar het vraagt soms ook scherpe keuzes, moedige gesprekken en een nieuwe manier van afstemmen. We hopen dat deze blog je helpt om daar met je team stappen in te zetten.

Wil je daar begeleiding bij? Of zoek je iemand die helpt het gesprek in goede banen te leiden? Peacock Your Talent werkt graag met teams die het beste uit zichzelf en elkaar willen halen en Happy High Performers willen worden

Neem contact met ons op voor een kennismaking en we denken direct met je mee en geven je drie concrete actiepunten voor jouw team.